Das ist abhängig vom Auftraggeber und aus dem jeweiligen Bekanntmachungstext zu entnehmen.
In welcher Form liegt das Angebot vor? Als pdf? Oder benötige ich weitere Software-Tools?
EgoMV ist dateiformatunabhängig. Die verwendeten Dateien werden vom Auftraggeber bestimmt. Es muss für die Nutzung keine zusätzliche Software installiert werden.
Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn ich ein Angebot herunterlade bzw. digital einreiche? Welche Kosten entstehen dem Bieter überhaupt?
Für Bewerber/Bieter ist subreport ELViS komplett kostenfrei – von der Registrierung bis zur Angebotsabgabe. Es entstehen garantiert keine Kosten.
Wie wird die Vergabe fortgeführt, wenn der entsprechende Mitarbeiter erkrankt ist?
Über den Administratoren-Bereich innerhalb des Systems lassen sich die Zuständigkeiten regeln und entsprechende Vertreter definieren. So ist gewährleistet, dass durch Krankheit oder Urlaub Vergabeverfahren bis zum Abschluss geführt werden können.
Wie ist das Angebot nach der Öffnung vor Manipulation geschützt?
Durch die digitale Signatur des Bieters auf dem Angebot kann jederzeit nachvollzogen werden, welchen Inhalt dieses ursprünglich hatte. Änderungen oder Manipulation lassen sich auf diesem Weg eindeutig nachweisen.
Was ist zu tun, wenn zum Öffnungstermin keine Internetverbindung zustande kommt?
Angebote, die bis zum vorgegebenen Termin eingegangen sind, können als rechtzeitig abgegeben gewertet werden. Diese werden über den Nachtrag in die Wertung aufgenommen. Da die Anwendung per Funksignal an die Atomuhr gekoppelt ist, ist Fristenmanipulation unmöglich.
Ist sichergestellt, dass Angebote vor dem Öffnungstermin nicht einzusehen sind?
Die Angebote werden mit dem öffentlichen Schlüssel des Auftraggebers verschlüsselt und liegen bis zur Öffnung auf dem Server. Nur der Auftraggeber kann mittels seines privaten Schlüssels nach Verstreichen der Angebotsabgabefrist auf die Angebote zugreifen.
Gibt es für den Bieter eine Bestätigung über die Abgabe des Angebotes?
Jeder Bieter kann zur Bestätigung seiner übertragenen Dokumente eine Empfangsbescheinigung anfordern. Auch bei der Ergänzung oder Änderung des bereits abgegebenen Angebotes (im Rahmen der vorgegebenen Fristen) kann diese Funktion genutzt werden.
Wie füllt der Bieter eine GAEB-Datei aus? Gibt es dafür ein Bietertool?
GAEB-Dateien lassen sich i.d.R. am besten mit handelsüblicher Software mit GAEB-Schnittstelle bearbeiten. Einige Auftraggeber stellen zur Bearbeitung der GAEB-Dateien spezielle Programme zur Verfügung. Ein kostenloses Werkzeug für die Bearbeitung solcher Dateien wird auf www.heitker.de unter „Downloads / Bieterprogramm“ zur Verfügung gestellt.
Werden die Bewerber / Bieter über Änderungen der Ausschreibung informiert?
Ja. Sobald der Auftraggeber die Vergabeunterlagen ergänzt oder ändert, werden alle am Verfahren beteiligten Bewerber / Bieter per Mail darüber informiert und aufgefordert, sich am System anzumelden und die aktualisierten Dokumente herunter zu laden. Über das System kann per Logfiles nachgewiesen werden, wer tatsächlich auf die neuen Dokumente zugegriffen hat.